Email verwerken kan veel tijd kosten en de kans is groot dat je er op dit moment veel te lang mee bezig bent. Emails van vrienden, familie, je werk, (veel te veel) reclame, promoties, lanceringen, whaaaa!
Ons hoofd kan letterlijk vol zitten van alle informatie die dagelijks binnenkomt via de email. Als je niet oppast “moet” je opeens 10 taken uitvoeren na het bekijken van je inbox en voor je het weet is je dag voorbij. Met de “L” van Loser op je voorhoofd rond je je werkdag af, zonder het gevoel dat je echt iets hebt gedaan.
Ken je dit gevoel? Dan wordt het tijd om het heft in eigen handen te nemen en de baas te worden over je emails, i.p.v. email je leven te laten controleren!
Met de onderstaande 4 praktische stappen verwerk je emails niet alleen supersnel, je werkt ze ook letterlijk weg! Ze blijven dus niet in je hoofd zitten, maar verwijderd ze (JA dat kan!).
Bekijk de video hieronder. 3 minuten van je tijd kunnen een eeuwigheid een plezier opleveren!
1. Heb je nu echt tijd om je email te verwerken?
Stel jezelf deze vraag voordat je je inbox opent: heb ik op dit moment echt de tijd om mijn emails te beantwoorden?
Of komt jouw ultieme dagelijkse genot uit het refreshen van je inbox?
Stop vandaag met het “checken om te checken”. Jij wordt er niet gelukkig van, je gezin niet, je zakenpartners niet, niemand niet! Ga in plaats daarvan nuttige dingen doen en controleer je email één of twee keer per dag.
2. Verwijder onbelangrijke emails
Veel emails in je inbox zijn niet nuttig, spam, rotzooi, etc. Verwijder deze als eerste, zodat je snel hoofd- van bijzaken kunt scheiden.
Onbelangrijke emails moeten direct verwijderd worden. Je kijkt in de supermarkt toch ook niet naar alle verpakkingen, maar pakt die producten (lees: emails) die je nodig hebt!
3. Beantwoord belangrijke emails
Nu je een goed overzicht hebt beantwoord je de belangrijkste emails of je archiveert ze in een persoonlijke map. Ik raad je aan gewoon één archiefmap te gebruiken, want de zoekfuncties zijn tegenwoordig zo goed dat 30 archiefmappen totale onzin is!
4. Plan emails die meer tijd kosten in je agenda
Sommige emails zullen je meer tijd kosten dan anderen. De ene keer bevatten ze lange video’s, de andere keer documenten die je moet aanpassen en terugsturen, of je moet een uitgebreid antwoord geven. Vaak is het dan handiger deze taken specifiek in je agenda te plannen.
Uitstellers opgelet! Plan dit nooit verder dan maximaal 2 dagen, anders staat je inbox binnen de kortste keren weer helemaal vol.
Extra stap!
Om ergens verandering in te brengen is het belangrijk vandaag te starten. Start niet morgen, want dan gaat het nooit gebeuren en stel je het alleen maar uit.
Daarnaast mag je deze informatie via social media delen met vrienden, familie en partners. Deel dit absoluut niet met je concurrenten, want voor je het weet werken ze net zo productief als jij 😉
zou ik het enorm waarderen als je deze pagina op social media wilt delen als je deze 4 stappen waardevol vindt. Ik weet zeker dat je vrienden of kennissen hebt die deze 4 stappen ook dolgraag willen weten.
Hoi Jelle, leuk om je weer tegen te komen, dit keer op Google+. Hoe gaat het met je? Ben je nog in voor contacten met grads van LE? we hebben tegenwoordig 2xperjaar seminaars in Amsterdam. En aanstaande woensdag completion van Exelence. heb je zin om te komen? Mirrorcentre bij Muiderpoortstation om 19.30. je kunt zelf dingen afsluiten voor dit jaar en met schone lei beginnen onder begeleiding van Christpher Bouhofer.Entree 18 euro.
Je bent lekker bezig met videos etc. heb je ook Open Circles Academy gedaan?
Hartelijke groet Alicja