Multitasken is het uitvoeren van twee of meer taken tegelijkertijd. Veel boeken over time-management of productiviteit hebben het er over. “Multitasken is je grootste vijand”, lees ik regelmatig. “Door te multitasken krijg je niets gedaan en verlaag je je productiviteit.”
Dit zijn de algemene opvattingen in de wereld van de “time-management goeroe’s”, maar is dit echt waar? Ik heb regelmatig momenten dat ik door te multitasken juist veel gedaan krijg. Soms heb je van die kleine taken die het liefst allemaal tegelijkertijd moeten gebeuren en veel tijd kunnen opslokken als je ze allemaal apart van elkaar zou moeten doen.
In deze blogpost wil ik wil je laten zien dat multitasken juist effectief kan zijn ALS je het op de goede manier toepast. Maar hoe kun je productief multitasken?
Het nadeel van multitasken
Uiteraard zit er een kern van waarheid in de vele time-management boeken waarin staat dat multitasken slecht is voor je productiviteit. Op het moment dat je twee of meer dingen tegelijkertijd doet raak je afgeleid en ben je vaak niet productief bezig.
Je kent deze situatie waarschijnlijk wel: je begint je werkdag, controleert je email, wordt gebeld, wil een presentatie voorbereiden en tegelijkertijd krijg je nog een belletje over een email die je snel moet beantwoorden. Voor je het weet is het lunchtijd en heb je het gevoel dat er weinig uit je handen is gekomen.
Naar mijn idee is het niet zozeer slecht om te multitasken (zoals het voorbeeld hierboven), maar wel hoe je het multitasken aanpakt.
Productief Multitasken
Volgens mij is het niet zozeer een probleem als je veel dingen tegelijkertijd doet, maar multitasken is wel een probleem wanneer je jezelf continu laat afleiden door dingen om je heen. Hierdoor krijg je niet de dingen gedaan die je echt zou moeten doen, omdat je met tien andere dingen bezig bent.
Persoonlijk ben ik een fan om slechts 1 of 2 taken per dag uit te voeren (op de pomodoro manier). Ik heb dan mijn complete focus bij de dingen die belangrijk voor me zijn en daar ga ik mee aan de slag.
Maar tegelijkertijd zijn er ook altijd verschillende kleine taakjes die ik moet uitvoeren. Ik wil verschillende mensen bellen, mijn email controleren, wat post wegwerken en iets op internet opzoeken. Deze taken kan ik uitvoeren tussen alle andere taken door, maar ik heb gemerkt dat ik dan totaal niet productief ben.
Daarom is het beter om een actieplan te gebruiken te gebruiken, want dan ben ik veel productiever. Daarom gebruik ik…
Het multitask uurtje
Net zoals het inplannen van belangrijke taken plan ik ook een periode waarin ik veel kleine taakjes gedaan wil krijgen. Ik zet vaak een timer voor 50 minuten en in die tijd wil ik zoveel mogelijk kleine (maar belangrijke) taken afronden, zonder dat ik me laat afleiden andere dingen te gaan doen.
Je kunt een soort multitask to-do list maken met alle dingen die allemaal moet doen. Je begint dan bovenaan en werkt deze zo snel mogelijk af. Op deze manier voorkom je dat deze kleine taken je storen tijdens de projecten die echt belangrijk zijn.
Door ze in te plannen in één tijdsblok combineer je multitasken met het hebben van een goede focus en concentratie.
